Fiche métier :
Assistant Formation

Le métier d’Assistant Formation

L’assistant de formation est la personne qui gère les aspects administratifs et financiers des actions de formation menés dans une entreprise, un organisme ou un centre de formation, voire d’une association.

Ce métier existe notamment au sein d’entreprises qui ont recours à la formation pour leur personnel. Dans ce cas, l’Assistant Formation assiste, sur le plan administratif, le chargé de formation, ou le responsable de formation dans ces tâches quotidiennes d’accompagnement des salariés dans le développement de leurs compétences.

Il peut également être rattaché au service des ressources humaines, à la Direction des ressources humaines (DRH) et de fait, effectue parfois le suivi administratif de la gestion du personnel (visites médicales, déclarations aux organismes sociaux, contrats, absences, etc.)

Quelles sont les taches et missions de l’assistant de formation ?

Les taches et les activités de l’assistant formation peuvent varier d’une structure à l’autre.

• Au sein d’une entreprise ayant recours à la formation et/ou qui dispose d’un service RH

L’assistant formation épaule le ou la chargé(e) de formation dans ses tâches quotidiennes et les projets qu’il gère. Par exemple, il va participer à l’analyse des besoins et à la mise en place d’un plan de formation et d’évolution pour les employés : il contacte et négocie avec les organismes de formation, gère l’aspect administratif et financier. Il coordonne le bon déroulement des formations, et il est garant du lien entre les différents organismes de formation et les collaborateurs.

En dehors de ces taches liées à la formation, l’assistant apporte son appui logistique et administratif au service RH :  il accueille les nouveaux salariés et veille à leur intégration, effectue la saisie des éléments des paies et vérifie également les bulletins de salaires. Il peut être amené à organiser les élections des représentants du personnel. Il peut être en charge d’une partie du processus de recrutement : tri des CV, réponses aux candidatures, etc. On lui demande souvent de rédiger des comptes-rendus, des notes de synthèses.

• S’il évolue au sein d’un organisme de formation (public ou privé)

L’assistant formation effectue également le suivi administratif et financier des formations proposées, et il/elle est chargé du bon déroulement de toute la logistique de formation. Il prend en charge les inscriptions et le suivi des dossiers. Il gère les plannings des formateurs, l’organisation des salles (réservation, préparation, repas) et prépare les documents pédagogiques en liens avec les cours dispensés. Il est bien souvent chargé d’accueillir les nouveaux apprenants et de répondre aux demandes d’informations (par email ou par téléphone). L’assistant(e) formation a un rôle de coordinateur dont l’objectif est la réussite des sessions de formation et la satisfaction des stagiaires.

Si l’organisme de formation réalise des évènements (portes ouvertes par exemple), l’assistant formation contribuera à l’organisation de la logistique de ces évènements et à leur bon déroulement.

Quelles sont les qualités et les compétences requises d’un assistant formation ?

Pour mener à bien les missions confiées, il faut d’abord savoir se montrer rigoureux, organisé(e) et avoir une solide connaissance des règles légales et juridiques en matière d’emploi et de formation.

Avoir de bonnes aptitudes relationnelles et de la bienveillance constituent un gage de réussite pour accéder à ce poste qui touche à l’humain et au développement de ses compétences.

• Bonne maîtrise de l’outil informatique et des nouvelles technologies
• Capacités de travail en autonomie
• Esprit d’équipe
• Qualité d’écoute
• Bonnes capacités de communication que ce soit à l’oral ou à l’écrit
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Esprit d’initiative
• Créativité

Quelles sont les formations qui permettent d’accéder au poste d’assistant formation ?

Le métier recrute des juniors, généralement à BAC+2, qui, rapidement, pourront prétendre à de nouvelles responsabilités. Typiquement, un diplôme en Ressources Humaines ou en gestion à Bac+2 ou Bac+3 est parfaitement adapté. Il existe en effet des formations universitaires à Bac + 3 comme une Licence Pro Gestion des ressources humaines, voire des licences juridiques ou économiques.

Voici quelques formations qui permettent d’exercer le métier d’assistant formation : BTS Assistant Manager, BTS Assistant de gestion PME-PMI, BTS Comptabilité et gestion des organisations, DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations) option « Ressources humaines », DUT Carrières juridiques.

Un grand nombre d’écoles privées dans le domaine du secrétariat ou de l’assistanat permettent également d’accéder à ce type de poste.

Quel est le salaire moyen d’un(e) assistant(e) formation ?

Un assistant en formation débutant gagne autour de 18K€ bruts/ans en moyenne.

En tant qu’assistant, et après quelques années d’expériences réussies, il ou elle est donc naturellement amené(e) à évoluer rapidement vers un poste à davantage de responsabilités, avec ou sans dimension managériale, et ainsi augmenter son niveau de rémunération.

Quelles sont les évolutions de carrière possibles d’un(e) assistant(e) formation ?

Dans une entreprise, plusieurs montées en compétences sont donc possibles mais également des spécialisations : il peut devenir chargé de formation, mais aussi assistant administratif, assistant RH, etc. Naturellement, au fil de ses expériences, un assistant formation peut prendre la succession du Responsable de formation ou du responsable RH, et ensuite du Directeur ou de la Directrice de formation ou Ressources Humaines.

Au sein d’un organisme de formation, fort de bonnes capacités de gestion et après un certain nombre d’années d’expériences, il est possible de devenir attaché de la Direction voire gérant de la structure.

Selon la structure où il/elle a travaillé, ses diverses missions mais également ses propres intérêts, un assistant formation peut évoluer vers des postes en communication, en Responsabilité sociétale des entreprises (RSE) et même en comptabilité.