Fiche métier :
Assistant ou Assistante Services Généraux

Le métier d’Assistant ou d’Assistante Services Généraux

L’assistant Services Généraux, également appelé Chargé des Services Généraux ou agent des services généraux, veille au bon fonctionnement des services internes de l’entreprise. Il gère et assiste le département dans les tâches administratives liées aux achats hors production ou à l’intervention de prestataires externes.

Ces missions sont donc très variées selon la taille et la structure de l’entreprise.

C’est un métier aux fonctions polyvalentes qui permet de rester mobile. Un ou une assistant(e) Services Généraux reste rarement derrière son bureau ! Ce poste permet de pouvoir être opérationnel et servir les autres services de l’entreprise.

Les services généraux d’une entreprise, qu’est-ce que c’est ?

Les services généraux englobent l’ensemble des services nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise au quotidien, en support aux autres collaborateurs en termes de logistique, gestion des locaux et achats, notamment lorsque la société ne dispose pas d’un service achats à proprement parler.

L’assistant des services généraux est une fonction support qui va épauler et aider le responsable des services généraux dans la gestion administrative de tout ce qui permet à l’entreprise de fonctionner : achat de fournitures et achat de matériel, gestion des locaux techniques, du chauffage, de l’électricité, de la climatisation…ainsi que services tels que la gestion de l’accueil, du courrier, le nettoyage et l’entretien des locaux, des bureaux, l’entretien de bâtiments, ou encore la restauration.

Quelles sont les missions de l’assistant aux services généraux ?

L’employé ou agent des services généraux est généralement sous la supervision d’un responsable des services généraux puis d’un directeur des services généraux. Mais dans les petites structures, une seule personne peut remplir ces 3 fonctions à la fois.

Ainsi les missions peuvent être très variées, mais l’objectif est toujours de servir au mieux les besoins de l’entreprise le tout dans le respect du budget alloué, avec une équipe en interne ou des prestataires externes.

Le métier des assistant des services généraux se rapproche de celui des agents administratifs, puisqu’ils s’occupent parfois des tâches administratives élémentaires et courantes de secrétariat et de bureautique : courrier, réception des appels, accueil, et gestion des stocks de fournitures de bureau.

Les missions relèvent donc du domaine de l’administratif et de la petite maintenance, du secrétariat, petite comptabilité, saisie de documents, classement, archivage, etc.

La liste des taches suivantes est donc non exhaustive :

• Prendre en charge la gestion des locaux (entretien, réparage, dépannage, nettoyage, sécurité, etc.), coordonner le travail des agents d’interventions extérieurs (nettoyage par exemple)
• Commander et gérer les stocks de fournitures (matériel, papier pour imprimante, etc..), centraliser ces commandes, faire du rangement
• Installer les salles de réunion ou de réception selon un planning établi,
• Veiller à la bonne organisation des plannings
• Réceptionner les livraisons et peut être
• Prise en charge des courses à l’extérieur
• Elaborer les badges salariés, les cartes de visites, les clés,
• Gérer les vestiaires du personnel
• Gérer le courrier, les colis, les envois, les livraisons

Quelles sont les compétences et les qualités requises pour exercer le métier d’assistant des services généraux ?

Une bonne dose d’autonomie, avec une excellente gestion du stress et une grande organisation sont indispensables pour mener à bien les missions de l’assistant aux services généraux. En effet, ce métier est rempli d’imprévus : une commande qui arrive et qui ne correspond pas ou un dossier urgent.

Il apparait évident de connaitre l’entreprise par cœur, et d’avoir une très bonne connaissance du monde de la prestation de services, mais également dans le domaine de la maintenance de bâtiment et de la gestion.

Comme le chargé des services généraux est en contact perpétuel avec les collaborateurs et les prestataires, dans des conditions parfois stressantes, un bon sens du relationnel est essentiel, tout en sachant faire preuve de fermeté lorsque c’est nécessaire.

• Savoir travailler en équipe
• Sens de l’écoute
• Solides aptitudes en matière d’analyse et de résolution des problèmes, excellente gestion des priorités
• Qualités de négociateur
• Sens du service
• Des compétences techniques sont appréciées notamment la gestion d’un ERP
• La pratique opérationnelle d’une langue étrangère est un plus, l’anglais le plus souvent
• Dans les petites structures, on peut demander à l’assistant des services généraux d’être capable de réaliser des petits travaux manuels de maintenance.

Quelles études pour devenir assistant des services généraux ?

Pour exercer ce métier dans le domaine public et devenir fonctionnaire, il faut passer les concours d’adjoints administratifs.

Dans le domaine privé, il n’y a pas de formation spécifique à proprement parler mais plusieurs formations ou diplômes permettent d’exercer la fonction d’assistant services généraux, dans le domaine de la propreté, de l’hygiène ou de la gestion administrative :  CAP, BEP, BAC Pro, mais également BTS ou même une licence Pro, et ce en alternance ou en tant qu’apprenti. Avec un BAC+2 ou plus, l’assistant pourra rapidement gagner en responsabilités.

Quel est le salaire d’un assistant ou assistante des services généraux ?

Le salaire d’un employé des services généraux est généralement le SMIC lorsqu’il débute, soit 18 473,00 € bruts/an sur 35h. Un profil senior peut toucher entre 26k€ et 33k€ bruts par an. Sa rémunération augmentera en fonction de son expérience, de son ancienneté, l’étendue de ses missions, puis de ses nouvelles responsabilités.

Quelles sont les évolutions de carrière possibles pour un assistant des services généraux ?

L’assistant services généraux peut choisir de se spécialiser dans une fonction ou un domaine ou bien naturellement évoluer vers une fonction de responsable des services généraux puis de directeur. Il peut également prétendre à un poste d’assistant de Direction.