Prise de notes : 6 conseils et astuces pour être efficace

Combien de fois avez-vous pris des notes pendant une réunion, et une fois devant cette même prise de notes quelques temps plus tard, impossible d’en tirer quoi que ce soit ? Comment être sûr(e) que vous n’avez pas oublié des informations capitales ?

Pourtant, que ce soit en réunion ou plus généralement lors de n’importe quelle interaction en entreprise, la prise de notes peut s’avérer être une ressource très utile ! Un outil fort pratique qu’il est préférable de savoir maîtriser pour en tirer le meilleur parti. 

Vous avez besoin de conseils et d’astuces pour apprendre à bien prendre des notes ? Que ce soit lors d’une conférence téléphonique depuis chez vous, pendant une grande réunion d’entreprise ou en tête-à-tête avec votre boss, Kara vous livre ici 6 stratégies simples et efficaces pour une prise de note toute à la fois claire, concise et exhaustive.

#1 Back to basics

Vous vous dites peut-être qu’à l’ère du tout digital, la prise de note version 21ème siècle s’effectue forcément sur une tablette, un ordinateur, votre portable ? Pas si vite…des recherches récentes ont démontré qu’écrire à la main était considéré par le cerveau comme une action “active”, qui serait donc plus efficace que sur un clavier.  

D’un point de vue purement communicationnel, un écran séparant celui qui parle de celles et ceux qui écoutent et prennent des notes, peut créer un “mur”. D’autant qu’ordinateurs portables et smartphones peuvent être à l’origine de distraction (alertes emails, notifications réseaux sociaux…). Un conseil ? Mieux vaut éviter les écrans pour rester engagé(e) et concentré(e). 

Revenez aux choses simples : un bon carnet de notes, d’un format qui vous convient, et un stylo avec lequel vous avez plaisir à écrire. 

#2 ….ou pas !

Certaines personnes sont tout simplement plus à l’aise pour prendre des notes à l’aide d’un outil numérique. L’essentiel est donc de faire ce qui vous semble le plus naturel. En revanche, le mieux dans ce cas est d’utiliser une application dédiée à la prise de note digitale, afin de mieux les retrouver, les classer, les organiser et y accéder à tout moment. En prime, la prise de note informatique offre bien entendu la possibilité de partager vos notes à la suite de l’échange/la réunion dans une optique collaborative : Evernote le plus connu mais également Notion, Google Keep, Simplenote ou encore Onenote de Microsoft en font partie. 

En fonction de votre activité professionnelle, il peut également être intéressant d’enregistrer l’échange avec la fonction dictaphone de votre téléphone portable par exemple, en plus d’une prise de notre classique. 

#3 Concentrez-vous sur ce qui compte/ce qui est important

D’abord, prenez soin de noter la date, l’ordre du jour de la réunion – c’est à dire le sujet/but de la réunion – et les participants. Ensuite, il faut déterminer quel est l’objectif de cette prise de notes : on vous a chargé(e) de rédiger un compte rendu par la suite ? Sont-ce des notes personnelles ? Cela vous permettra de savoir ce qui est important et ce qui l’est moins, ou pas du tout. Vos notes ne doivent pas être une retranscription parfaite d’une réunion entière ! 

Ensuite, la clé est de se concentrer sur les faits de base, les problèmes qui doivent être résolus, les décisions qui ont été prises et les plans d’action, y compris la ou les personnes qui seront responsables de les exécuter, quand et comment. N’oubliez donc pas les informations d’ordre pratique : les deadlines, les coordonnées/contacts des personnes si vous ne les avez pas, les process, etc.

#4 Ne vous éparpillez pas et structurez vos notes

Quand on prend des notes, il faut savoir résumer et structurer : à vous l’utilisation d’abréviations (que vous saurez relire !), de mots-clés, de bullet points et de surligneurs ! Lorsque vous prenez des notes, assurez-vous de mettre en surbrillance, de mettre en gras, de surligner les informations les plus importantes et pertinentes. Ce sera très utile lors de la relecture de vos notes. Inutile donc d’écrire des phrases complètes, d’autant que vous aurez certainement du mal à les terminer… Également, une bonne astuce consiste à laisser une marge – à droite ou à gauche – afin d’être en mesure de préciser des éléments à la suite des échanges.

#5 Relisez et éditez vos notes

Au besoin, et toujours en fonction de l’objectif de cette prise de notes, il est possible de rédiger un résumé, à la suite du/de la réunion/meeting/échange. Faites-le rapidement, quand vos idées sont encore fraîches, car votre mémoire vous fera vite défaut. Relire ses notes vous donner la possibilité de remplir les possibles blancs que vous avez laissés, et être certain(e) que vous n’avez omis aucune information essentielle. Pensez aussi à vos collègues et collaborateurs/rices : il y a peut-être des infos dont ils/elles auront besoin !

#6 Placez-vous au bon endroit et soyez attentif.ve 

Cela peut paraître évident, mais, s’il s’agit d’une réunion avec un nombre élevé de participants, il peut être intéressant de trouver une place stratégique permettant d’être en mesure de bien entendre et de bien voir les différents intervenants. Pour cela, arrivez quelques minutes en avance pour être certain(e) de trouver une place adéquate. En outre, une écoute attentive est nécessaire à une prise de note efficace, soyez donc concentré.e ! 

En résumé, le plus important est de savoir ce que vous allez faire de ces notes, et ce qu’on attend de vous. Enfin, veillez aussi à préparer la prise de note si nécessaire en amont de l’échange. Ne négligez pas non plus de poser des questions à la fin afin de préciser certains points.