Comment rédiger sa lettre de motivation pour un assistant administratif ?

L’exercice qui consiste à rédiger une lettre de motivation peut paraître fastidieux, difficile, répétitif voire même inutile. En effet, si un candidat passe en moyenne trente-cinq minutes à personnaliser sa lettre pour l’employeur visé, ce dernier met en moyenne onze secondes pour la parcourir.

Selon l’emploi visé, la lettre de motivation est plus ou moins utile. Elle n’est parfois plus demandée. Cependant, dans certains métiers, c’est un incontournable, un moyen d’évaluer les compétences du candidat, d’en avoir une première impression sur des indicateurs professionnels indispensables.

Ainsi, un assistant administratif ne peut se passer de témoigner de sa motivation au moyen d’une lettre qui doit respecter un certain nombre de règles.

Il y a des règles communes à toutes les lettres de motivation, mais il y a des règles précises liées au métier que le candidat souhaite exercer. Ces règles permettent de démontrer, en plus de sa motivation, les compétences attendues par l’employeur. C’est la raison pour laquelle il faut impérativement que le candidat considère le poste comme le fait l’employeur pour en comprendre les attentes, les besoins et y répondre efficacement.

Par quoi commencer ?

Vous êtes unique, mais pas le seul candidat. Comment faire la différence ?

La rédaction d’une lettre de motivation, c’est avant tout une préparation, un travail en amont, une réflexion. Répondez pour vous-même à ces quelques questions :

• Qu’est-ce qu’un assistant administratif pour vous ?
• Que dit de ce poste l’annonce à laquelle vous répondez ?
• Quels sont les points de rencontre entre votre définition du poste et celle faite par l’employeur ?

Répondre simplement à ces questions vous permettra de savoir par quoi commencer. En effet, vous commencerez par les points de rencontre. Après tout, il s’agit de démontrer que vous, avec vos compétences, votre savoir-faire et votre motivation, êtes très proches de la recherche de votre potentiel futur employeur. C’est une rencontre. A vous de montrer que vous faites le premier pas.

Vous êtes unique, le poste visé l’est aussi.

Faire une lettre de motivation « bateau », « passe-partout », c’est le meilleur moyen de rester dans la zone grise du recrutement. Votre lettre de motivation doit commencer par l’évidence de la rencontre entre le poste et vous, suggérer que vous êtes faits l’un pour l’autre.

Commencez donc par nommer le recruteur, en vérifiant que le traditionnel « Madame, Monsieur » est remplacé par « Madame X » ou Monsieur Y ». Immédiatement, entrez dans le vif du sujet en exprimant d’entrée la parfaite adéquation entre le poste et vous. Vous commencerez par une formule percutante, courte, rapide, adaptée cependant à l’entreprise. Jamais familière ou trop révérencieuse, mais simplement rédigée de manière à marquer que ce poste est évidemment pour vous, la formule marquera.

Exemple : « le poste d’assistant administratif que vous proposez correspond à la représentation que je me fais de cette fonction, à ma pratique professionnelle et à mon expérience ».

Vous pouvez, dans ce premier temps, exposer votre lecture du poste, en empruntant des éléments de langage issus de l’annonce elle-même. C’est un moyen de montrer que vous faites déjà partie de l’entreprise. L’assistant administratif est quelqu’un qui sait s’adapter.

Que faut-il mettre en avant ?

Là encore, vous êtes unique, le poste aussi, mais d’autres candidats sont sur les rangs. Faut-il faire le pari de la personnalité ou de la compétence ?

A priori, tous ceux qui postulent ont des compétences similaires aux vôtres. En principe, vous ne postulez pas comme assistant administratif par hasard. En outre, l’employeur n’a pas écrit son annonce sans avoir réfléchi aux termes utilisés. C’est donc dans l’annonce que vous trouverez les éléments attendus. Beaucoup de candidats pensent qu’il suffit d’énoncer ses compétences ou les fonctions remplies auprès de ses précédents employeurs pour démontrer sa motivation.

La différence se fera dans la complémentarité entre le curriculum vitae et la lettre de motivation, pas dans la redite.

Mettre en avant vos compétences, c’est bien, les rattacher à des savoir-être, c’est mieux. Un assistant administratif qui sait utiliser un traitement de texte, c’est courant, c’est même le minimum. Un assistant administratif qui sait construire ses outils, s’adapter aux outils existants, qui sait comprendre le fonctionnement d’une entreprise, c’est la plus-value qui fait la différence.

Ce qu’il faut mettre en avant, c’est vous, dans vos capacités d’adaptation, dans votre capacité à vous inscrire dans une structure, à vous y intégrer rapidement tout en apportant des pistes de progression tirées de votre expérience, sans les imposer.

Par conséquent, n’hésitez pas à présenter les projets déjà réalisés. L’assistant administratif est aussi quelqu’un qui doit pouvoir apporter une réponse à un besoin, parfois même avant que ce besoin ne se fasse sentir. Mais il reste un assistant. Ce qui veut dire qu’il assiste, sans marcher devant son supérieur hiérarchique.

Quelles sont les erreurs à éviter ?

On pourrait citer pêle-mêle les erreurs les plus évidentes : les fautes d’orthographe, de grammaire, de conjugaison, les fautes de frappe, les erreurs de présentation. Ce sont des évidences mais les recruteurs en voient tous les jours. Un assistant administratif qui fait des fautes et ne sait pas présenter un texte, qui n’écrit pas correctement, c’est une part importante du classement vertical des lettres de motivation : direction Poubelle.

Soyez vous-même, évitez les présentations qui privilégient la forme sur le fond, les fioritures qui masquent souvent le vide, l’absence de motivation.