7 clés pour mieux organiser son travail

L’organisation est un élément clé de la productivité au travail, que l’on soit au bureau ou chez soi. Si on est encombré(e), aussi bien dans sa tête que sur son espace travail, notre attention diminue et nos performances aussi !

Si votre temps, vos idées et votre espace de travail sont bien organisés, il devient alors plus facile de rationaliser vos actions et vos pensées, et mener à bien vos projets et vos objectifs.

Quelles sont les façons les plus efficaces de s’organiser afin d’être plus productif(ve) ? Avec les 7 conseils ci-dessus, Kara vous aide à adopter le bon état d’esprit afin que l’organisation devienne une seconde nature pour vous.

1. Créez des blocs de temps/tâche

Une bonne planification est la base de toute productivité et permet de se mettre en marche. Pour cela, observez-vous : êtes-vous plus efficace le matin ? L’après-midi ? En fin de journée ? Par exemple, les lève-tôt font les choses le plus efficacement avant le déjeuner, tandis que les noctambules ont tendance à être plus créatifs le soir. Réfléchissez au moment où vous travaillez le mieux et regroupez vos tâches selon le moment de la journée qui vous convient.

En règle générale, le matin est idéal pour les tâches qui nécessitent la réflexion et/ou des tâches urgentes et importantes. Midi est un moment délicat de la journée parce que votre niveau d’énergie s’est probablement dissipé. C’est le moment de réaliser des tâches que vous jugez ennuyeuses et routinières et qui ne nécessitent pas beaucoup de matière grise ! Par exemple : répondre aux e-mails, fixer des rendez-vous, etc.

On peut parfois avoir besoin de travailler le soir, ou préférer ce moment de la journée. Les soirées peuvent être réservées à la planification et à la préparation du lendemain.

2. Définissez ce qui a de l’importance

Urgent ? Important ? Les deux ? Apprendre à définir une tache permet ensuite de mieux prioriser. La détermination de vos priorités permet de travailler plus intelligemment, de façon plus sereine, et souvent plus rapide.

3. Estimez le temps pour chaque tâche

Avoir une liste c’est bien, mais, en combien de temps vais-je pouvoir cocher toutes ses cases ? Voilà pourquoi il est important d’estimer le temps nécessaire à chacune des tâches. Comment le savoir ? C’est simple : un peu comme un avocat ou toute personne ayant une profession libérale le fait pour facturer ses clients, prenez l’habitude de noter le temps que vous passez à réaliser telle ou telle activité.  L’idée ensuite n’est pas de remplir au maximum votre journée : programmez seulement 60% de votre temps. Cela vous permettra de pouvoir répondre aux évènements imprévisibles, comme une négociation difficile avec un client, et de ne pas manquer de temps. Si vous trouvez que vous manquez souvent de temps, deux possibilités : soit vous surchargez trop votre journée (point suivant), soit vous n’êtes pas assez strict(e) au niveau des interruptions (voir point n°6).

4. Soyez productif mais ne vous surchargez pas !

C’est aussi pour cette raison qu’il est préférable de réaliser les taches importantes et/ou urgentes en premier. Cela ne sert à rien de surcharger votre agenda. Il est vrai que si l’on se sent en pleine forme, on a tendance à en rajouter mais s’il vous reste un peu de temps, profitez au contraire de cette liberté pour réaliser des taches et des activités que vous n’avez jamais le temps de faire et qui vous font plaisir.

5. Concentrez-vous

Le pire lorsqu’on veut travailler ? Être interrompu(e) sans arrêt ! Et aujourd’hui, entre les notifications mobiles intempestives, les groupes WhatsApp, et les emails, la tentation est grande de se laisser disperser…Ce phénomène – ou “biais de la nouveauté” – nous fait changer de taches involontairement, et nous fait perdre plus de temps qu’on ne voudrait le croire. Or, certains ont beau se vanter d’être multitâches, il n’en demeure pas moins que l’humain ne l’est pas. On peut bien entendu gérer plusieurs projets dans la même journée, mais pour se faire il faut être concentré(e) ET compartimenter les tâches qui sont allouées à ses projets. Un conseil ? Mettez tout simplement hors de vue votre téléphone portable, désactivez les notifications mobiles ainsi que celles de votre ordinateur. Si vous le pouvez, écoutez de la musique douce, de préférence sans paroles, comme du jazz ou du classique. Vous verrez, votre concentration n’en sera que meilleure, tout comme votre efficacité. Enfin, prenez l’habitude de terminer chaque tache avant de passer à celle d’après.

6. Faites le point régulièrement

Votre liste de tâches doit évoluer ! Prenez le temps de réviser votre plan d’action régulièrement, par exemple à la fin de la journée ou une fois par semaine. Cela vous permettra de vous rendre compte de son avancement : qu’avez-vous réussi à accomplir ? Quelles sont les missions qui stagnent ? Pourquoi ? Après cette analyse, vous pourrez procéder à des modifications, par exemple déléguer certaines tâches, les réévaluer, en parler à votre supérieur, etc.

7. Rangez et organisez votre espace de travail

Que vous travailliez à votre domicile ou au sein d’une entreprise, un espace de travail (bureau physique mais également virtuel) propre et organisé favorise l’efficacité et la concentration. Utilisez des boites de rangement, des classeurs ou tout autre système qui vous permettra d’accéder facilement à l’information ou à ce dont vous avez besoin sans que cela ne vienne perturber votre champ de vision.

Vous l’aurez compris, bien s’organiser dans son travail, cela s’apprend ! Mais en suivant ces conseils, vous devriez être en mesure de travailler intelligemment, et être productif(ve) sans vous éparpiller. Bonne chance !