Comment être plus rigoureux & efficace au travail en 8 points

C’est déjà la fin de la journée et vous avez le sentiment de n’avoir rien accompli ? Vous commencez avec un plan, une liste, des objectifs, mais vous avez finalement réussi à ne réaliser qu’une partie des taches dont vous aviez la responsabilité ?

Être productif(ve) au travail peut s’avérer difficile. Pourtant, être en mesure de gérer son temps de manière à favoriser sa productivité est essentiel et surtout très agréable ! Mais par où commencer pour être plus rigoureux(se) et efficace au travail ? En fait, il s’agit d’apprendre à se connaitre, pour mieux structurer son temps et s’y tenir.

Kara vous donne ses conseils pour augmenter votre productivité et travailler plus intelligemment tout au long de la journée en 8 points.

1. Organiser son espace de travail

Un espace de travail soigné et bien rangé favorise la clarté d’esprit et la concentration, et donne envie d’y travailler : halte au désordre ! N’hésitez pas à régulièrement trier, classer puis ranger vos affaires et/ou documents. Pour cela, utilisez les tiroirs, des classeurs, des boites de rangement, etc., de sorte à ce dont vous ayez besoin soit à portée de main mais ne vienne pas polluer votre champ de vision.

2. Catégoriser ses tâches

Via un tableau très simple en 4 cases, vous pouvez catégoriser vos tâches selon ce qui est :

• Important et urgent, soit ce que vous devez faire avant tout le reste, sauf tâche très rapide qui vous prend que quelques minutes. La règle des 2 minutes consiste à trouver et exécuter immédiatement des tâches qui prennent deux minutes ou moins. Cela fait gagner du temps.
• Peu important MAIS urgent
• Important mais non urgent
• Peu important et peu urgent

3. Ne pas faire du “multitâches”

Tentant de s’occuper de plusieurs tâches en même temps, n’est-ce pas ? Surtout si elles semblent courtes ou faciles. Mais cela ne fonctionne tout simplement pas ! L’être humain n’est pas fait pour le “multitasking”. Il est faux de dire que nous sommes capables nous de jongler avec les appels téléphoniques, les missions, les mails, etc. On s’éparpille tout simplement. En vous concentrant sur une tâche à la fois, vous finirez par la terminer plus rapidement. CQFD.

Pour aller plus loin, lisez notre article 7 clés pour mieux organiser son travail.

4. Travailler par cycle

Comprendre quand et comment vous travaillez le mieux est essentiel pour être plus efficace au travail. Tout le monde est différent : certaines personnes ne sont pas du matin, d’autres sont plus efficaces à ce moment-là de la journée. Apprenez à vous observer, vous connaitre et à ainsi exécuter les missions demandant le plus de concentration et les plus importantes en fonction de votre propre biorythme.

Connaissez-vous les cycles ultradiens ? Il s’agit de cycles biologiques régulant de nos jours et nos nuits, d’une durée de 120 minutes et pendant lesquels notre énergie mentale va augmenter les 90 premières minutes, puis retomber pendant les 30 suivantes. En journée, cela correspond à différents niveaux de vivacité, d’énergie.

Tirer parti de ces fluctuations naturelles en travaillant sur des cycles de 90 minutes permet d’optimiser sa productivité de façon maximale puisque l’on sollicite son corps et sa concentration au moment où l’organisme est le plus performant, tout en rechargeant ensuite les batteries quand on en a besoin.

5. Faire des pauses

D’où l’intérêt de faire des pauses ! Travailler de longues heures d’affilée n’équivaut pas forcément à plus de productivité. Quand l’attention baisse, que l’on est fatigué(e), on travaille moins bien. De nombreuses études montrent que prendre des pauses régulières aide à la concentration et stimule votre humeur. Par exemple, une simple promenade dehors de cinq minutes autour du bureau, ou une vraie pause-café au moment opportun suffisent à nous redynamiser.

6. Planifier son agenda intelligemment

Parfois, la simple vision de tout ce que l’on a à accomplir peut-être décourageant. En plus d’apprendre à planifier ses tâches sur son agenda, apprendre également à diviser les longues missions en plus petites permet d’alléger son mental. Chaque chose en son temps, step by step. Vous vous sentirez plus en contrôle et serez beaucoup plus productif(ve) ! Les projets plus importants paraitront également moins intimidants.

7. Eviter les distractions

Entre les emails, les notifications mobiles (sms, groupes de discussion…) et les échanges avec les collègues, il est parfois difficile de rester concentré(e) au travail. Encore plus aujourd’hui ! Astreignez-vous à des plages horaires où vous êtes à 100% dédié(e) à ce que vous faites : portable en silencieux et visuellement hors de votre champ de vision, notifications en sourdine. De la musique ? Oui, mais de préférence douce, apaisante et sans paroles. En effet, sous l’effet d’un nouveau genre de musique ou de paroles, le cerveau libère de la dopamine, ce qui a pour effet de détourner votre attention. Vous pouvez également essayer ce qu’on nomme du “bruit blanc” : des bruits ou sons d’ambiance, à volume modéré. Quoi qu’il en soit, tout le monde réagit à sa façon ! Certaines personnes peuvent écouter leurs chansons préférées dans un casque, et être parfaitement concentrées. Trouvez ce qui fonctionne chez vous.

8. Une bonne hygiène de vie est essentielle

Une hygiène de vie saine et équilibrée – sommeil, alimentation, activité physique – est non seulement bénéfique pour vous en tant qu’employé(e), mais tout autant pour votre employeur.

Une bonne hygiène de vie augmente notre énergie, notre bien-être physique et mental. C’est une des conditions sine qua non pour être dans de bonnes dispositions pour travailler de façon efficace. Lorsqu’on se sent bien, on est forcément plus dynamique, créatif(ve), motivée(e) et performant(e) au travail. Enfin, une bonne hygiène de vie c’est aussi un système immunitaire plus résistant : on tombe moins souvent malade et on s’en remet aussi plus rapidement.