Préparer l’arrivée d’un nouvel employé au travail en 4 étapes

L’arrivée d’un nouvel employé est une étape importante, autant pour l’entreprise que pour le salarié. Il a été recruté pour ses compétences et vous avez tout intérêt à ce qu’il soit rapidement opérationnel. A vous de mettre tout en œuvre pour atteindre cet objectif !

Préparer son arrivée

La première des choses à faire avant d’accueillir un nouveau collaborateur est d’en informer vos équipes. Incluez tout le monde dans la chaine, les personnes qui sont susceptibles de travailler avec lui, tout comme le pôle administratif. Tous les employés qui auront à collaborer avec doivent être mis au courant de son arrivée, pour éviter toute gêne le jour J.

Ensuite, ce nouveau salarié va bien devoir s’installer quelque part. Préparez lui son poste de travail, ainsi que tout le matériel nécessaire à la réalisation de ses tâches. Cela peut paraitre logique, mais pensez aux petits détails comme de la papeterie, ne sous-estimez pas le stylo 4 couleurs et les post-it ! Et pour lui permettre de se mettre rapidement à la tâche, assurez-vous que le service informatique s’est occupé de lui créer une adresse mail et l’a ajouté à la base de données.

Enfin, mettez en place un système de parrainage sur la base du volontariat. Le salarié désigné fera office de tuteur et pourra accompagner le nouvel employé lors de ses premières semaines dans l’entreprise.

Organiser sa première journée

Lors de son premier jour, vous devez être disponible une partie de la journée pour l’accueillir personnellement. Avant de lui présenter son tuteur d’entreprise, réglez avec lui tous les points un peu plus formels tels que le contrat, les horaires de travail ou encore présentez-lui les objectifs de la société et plus particulièrement de son poste.

Il est généralement de coutume de préparer un livret d’accueil avec la plupart des informations importantes, sur lequel il pourra se référer. Vous pouvez y inclure l’histoire de l’entreprise, un organigramme, ses codes de connexion aux boites mails et logiciel interne, et pourquoi pas un trombinoscope des collaborateurs avec qui il va travailler.

Vous pouvez ensuite passer le relai au tuteur du nouveau salarié. Privilégiez un employé qui connait bien l’entreprise et qui s’y sent bien. Son rôle sera d’être disponible pour présenter les « coutumes » de la société, comme les prises de pause ou les moments de convivialité entre collaborateurs. Il pourra également lui faire découvrir l’environnement, en proposant un parcours d’intégration et le présentant aux différents services.

L’accompagner les premiers jours

Lorsqu’un nouveau membre arrive dans une nouvelle entreprise, il a toujours besoin d’un temps d’adaptation, quel que soit le poste qu’il va occuper. Qu’il fasse partie d’une équipe ou bien qu’il en devienne le manager, les premiers jours sont parfois difficiles pour plusieurs raisons. Il faut prendre en compte les personnalités de chacun et le mettre dans de bonnes dispositions pour être efficace rapidement. 

Dans ce sens, pour s’assurer de sa bonne intégration, il est de bon augure d’organiser des moments de rencontres et d’échanges entre le nouvel arrivant et les employés déjà présents. Cela peut s’illustrer sous la forme de pot d’accueil, de déjeuners avec les différents services ou simplement un moment autour de la machine à café le matin.

L’annonce de l’arrivée du nouveau salarié faite en amont, il s’agit maintenant de le présenter plus en détail. Profitez des outils de communication interne pour cela ! C’est en général le pôle communication de l’entreprise qui aura en charge cette tâche, et c’est souvent déjà mis en place dans les grandes structures. Il s’agit d’utiliser les plateformes en ligne telles que la newsletter, le blog ou même le site internet. Différents formats sont possibles pour faire connaissance avec le nouveau salarié : interview vidéo, portrait chinois ou simplement quelques questions à l’écrit. Et bien sûr, ne pas oublier d’ajouter un visuel pour que tout le monde puisse identifier son nouveau collègue de travail.

Enfin, sur la partie concrète de ses missions, un accompagnement est conseillé sur les premiers jours. En fonction de son poste, il aura besoin d’être épaulé sur des choses simples telles que la prise en main de l’ensemble des outils. Assurez-vous que quelques salariés puissent également être disponibles si votre emploi du temps est déjà bien rempli. 

Suivre son intégration sur plusieurs mois

Un recrutement a un coût pour une entreprise, mais celui-ci peut être plus élevé lorsque le collaborateur décide de ne pas poursuivre sa période d’essai (ou l’employeur). C’est pourquoi il faut vous assurer que tout se passe bien et prendre régulièrement des nouvelles sur son ressenti. N’hésitez pas à mettre en place un rendez-vous régulier pour échanger. 

Il est également d’usage de faire un bilan au bout d’une certaine période. Celui-ci est habituellement organisé juste avant la fin de la période d’essai. C’est l’occasion pour les deux parties de dresser un constat des premiers mois, mais aussi à ce moment d’annoncer si la collaboration doit s’arrêter. 

De plus, vous pouvez en profiter pour récolter les ressentis du salarié sur l’accueil qu’il a reçu à son arrivée. C’est un bon moyen d’améliorer votre processus d’intégration pour les futurs nouveaux arrivants dans l’entreprise.

Ces quelques étapes vous permettront de préparer à l’avance l’arrivée d’un nouveau salarié, et vous aurez tout à gagner à ce qu’il se sente intégré et bien à son poste. Mettez tout en place pour qu’il soit heureux dans son nouveau travail et qu’il reçoive un accueil chaleureux, ce ne sera que du bonus pour l’entreprise.