Assistant commercial H/F

Missions

Vous interviendrez pour un BU et assisterez une 50aine de visiteurs médicaux (VM). Vos missions seront les suivantes:

1. Mise à jour et suivi des procédures administratives dont le contrôle des dépenses et des frais des équipes terrain de vente

2. Soutien opérationnel aux équipes et organisation (voiture, téléphone, informatique…)

-Gestion des agendas des activités ventes (séminaires, réunions managers, congrès RP…) planification des interventions et partage des programmes

-Gestion et organisation des déplacements et réunions du Directeur de BU et du directeur médical

3. Gestion opérationnelle des activités du réseau

• Suivi des campagnes de promotion remises aux équipes (liste positive), envoi des documents sur les séminaires / réunions, gestion des attestations Veeva des délégués suite aux diffusions des listes positives (création enquête Veeva, analyse + archivage des résultats)

•Vérification des dossiers, création des conventions et paiement pour les opérations terrain (stands, présences individuelles à des congrès)

• Relation fournisseurs pour réalisation des opérations (consultant, agences, séminaires, congrès), gestion des PO (purchase order), contrats et des Factures

• Mise en place et vérification du process d’invitation des PDS aux congrès dans le cadre du DMOS : Création et ouverture des modules congrès, communication auprès du terrain en collaboration avec service LAC, validation en interne de la plateforme congres du site Evenium, brief agence logistique & suivi

• Suivi mensuel des dépenses liées aux activités du réseau et rapprochement avec le suivi du contrôle budgétaire,

• Gestion et organisation des séminaires et des réunions mi-cycles

• Négociation avec les Prestataires

• Formation et Référente CONCUR (NDF) auprès du terrain et du siège

• Intégration nouveaux collaborateurs, suivi des formations obligatoires, commande carte de visites, carte bleu, carte de VM. Récupération du matériel informatique lors d’une arrivée et d’un départ.

• Gestion et suivi des rémunération des primes relations publiques pour les VM et MSL

• Contribution aux réflexions du comité de pilotage de la BU

4.Assistanat du Médical :

• Suivi budgétaire

• Préparation des contrats (Boards, Etudes, Consulting ..) + Gestion honoraires intervenants/experts & logistique (transport, hébergement)

• Gestion logistique et administrative du Prix Thrombose & Cancer

• Gestion des dossiers de demande de dons

Poste à pourvoir ASAP en intérim pour une durée de 4 mois suivi d'un CDI.
Rémunération annuelle brute comprise entre 40 et 42 k€ + prime de CP mensualisée pour la période intérim.