Fiche métier :
Assistant administratif

Le métier d’assistant administratif vous intéresse ? Sachez qu’il requiert une certaine polyvalence : rédaction d’emails, accueil des visiteurs… Cet employé administratif effectue des tâches diverses et variées tout au long de sa journée de travail. Une évolution de carrière est également possible vers un poste d’assistant de direction ou dans un autre service de l’entreprise.  Découvrez également notre actualité en lien qui traite des conseils pour rédiger au mieux une lettre de motivation adaptée à ce poste. 

Quelles sont les missions d’un assistant administratif ?

S’il y a parfois peu de différence entre un secrétaire et un assistant administratif, il convient de préciser que ce dernier possède dans certains cas un degré d’autonomie plus important. Dans quel contexte peut-il travailler ? Cet employé administratif est vital aussi bien au bon fonctionnement d’une entité publique que d’une entreprise privée. Il possède de ce fait un champ d’action vaste.

Que fait-il exactement ? Il exécute de nombreuses tâches essentielles à la vie de l’entreprise. L’employé administratif est en lien direct avec plusieurs cadres et directeurs. En d’autres termes, il est notamment chargé d’effectuer le traitement des dossiers (frappe, mise en forme, etc.), de faire circuler les informations entre les dirigeants et les salariés de la société lors des réunions, de tenir un agenda, de préparer des présentations et des dossiers… L’assistant administratif constitue une passerelle entre les différents services de l’entité pour laquelle il travaille.

Élément essentiel de l’entreprise, il tient le rôle de secrétaire lors de conseils d’administration. Il peut par ailleurs rédiger des courriers électroniques et des textes divers à la demande de ses supérieurs. Il réalise la prise de rendez-vous pour sa hiérarchie ainsi que l’accueil des visiteurs, et peut même organiser les déplacements professionnels de ses collaborateurs.

D’autres missions moins fréquentes peuvent parfois lui être attribuées, telles que la recherche de fournisseurs ou encore la préparation d’un budget. Les tâches d’un assistant administratif sont par conséquent très variées. Il est ainsi nécessaire de posséder de bonnes facultés d’adaptation, ainsi que de nombreuses autres aptitudes.

Les compétences d’un assistant administratif

Les qualifications requises pour devenir assistant administratif sont nombreuses :

• Sens des responsabilités et organisation. Des données très importantes pour le devenir de l’entreprise passent entre ses mains. Il a donc le devoir de les traiter avec le plus grand soin. De plus, il peut dans certains cas trier et archiver le courrier, c’est pourquoi il doit être capable de s’organiser de façon efficace.

• Communication. Dans une entreprise, il a un rôle de coordinateur entre la direction, les employés et les acteurs externes. C’est pourquoi il se doit de communiquer avec exactitude toutes les informations.

• Maîtrise des logiciels de bureautique. La profession d’assistant administratif requiert une grande connaissance de certains logiciels. Afin d’être efficace pour son entreprise, il est nécessaire qu’il possède une bonne maîtrise de programmes couramment utilisés tels qu’Excel ou Word.

• Sens relationnel. Ce métier oblige à être en contact permanent avec des personnes extérieures à l’entreprise. Il convient par conséquent de renvoyer une image agréable et d’être à l’écoute.

• Bon niveau d’orthographe et de rédaction. Après avoir été quelque peu délaissée, cette compétence revient sur le devant de la scène. Pour témoigner du sérieux de son entreprise et ne pas entacher sa crédibilité, il est préférable que l’assistant administratif possède des capacités rédactionnelles satisfaisantes.

• Respect de la hiérarchie. Comme son nom l’indique, il assiste administrativement des cadres de l’entreprise. Ce poste exige par conséquent un comportement irréprochable vis-à-vis de ses supérieurs. Il s’agit de traiter avec respect tous ses interlocuteurs.

Quelles sont les études à suivre ?

Le meilleur moyen pour devenir assistant administratif consiste à valider un BTS (bac +2) en technique de secrétariat ou de gestion et comptabilité. Grâce à ces formations, le futur assistant apprend toutes les compétences nécessaires à ce métier.

Si vous ne souhaitez pas poursuivre vos études pendant deux ans après le baccalauréat, il est possible d’occuper ce type de poste avec le bac et quelques années d’expérience. Cette profession reste relativement accessible, car les personnes possédant un CAP ou un BEP avec une expérience dans l’administration sont susceptibles d’obtenir ce type d’emploi.

Les voies de formation pour accéder à un poste dans ce secteur sont donc multiples. Il convient d’envisager la manière la plus adaptée à votre profil. Dans le cas de postes à pourvoir dans la sphère publique, il est parfois nécessaire de passer un concours. Certaines écoles proposent des préparations spécifiques à ces épreuves de catégorie C.

Quelles évolutions de carrière possibles ?

Un assistant administratif profite de possibilités professionnelles non négligeables. Il peut par exemple devenir assistant de direction. Véritable bras droit du directeur, ce dernier réalise sensiblement les mêmes tâches que son homologue administratif. Cela entraîne davantage de responsabilités et une meilleure rémunération. Selon l’entreprise et ses fonctions exactes, l’assistant de direction peut toucher un salaire de 60 000 euros bruts par an.

D’autre part, un assistant administratif peut s’orienter vers d’autres sphères de l’entreprise. Par exemple, des opportunités dans le commerce ou la comptabilité peuvent se présenter à lui. Certains d’entre eux deviennent secrétaires comptables ou assistants commerciaux. Un secrétaire comptable gagne en moyenne 35 000 euros bruts par an.

À quel salaire peut prétendre un assistant administratif ?

La rémunération d’un assistant administratif dépend de nombreux paramètres : tâches confiées, taille de l’entreprise… En moyenne, il peut percevoir un salaire de 16 000 euros nets par an. Dans certains cas et avec une plus grande expérience, un employé administratif confirmé peut gagner jusqu’à 23 000 euros par an. Les personnes motivées par des évolutions de salaire peuvent par conséquent s’orienter vers ce type de métier.